Una buona organizzazione della rete facilita lo scambio di informazioni tra il personale e ottimizza il lavoro e le procedure informatiche.
Quando infine tutto funziona come un orologio, un backup solido e professionale metterà al sicuro i dati e gli archivi aziendali da guasti e furti.
Indipendentemente dalla dimensione dell’ufficio e dal numero di postazioni, la rete locale è la soluzione ideale e più diretta per la condivisione dei dati. Anche una sola postazione composta da un computer fisso può necessitare di cartelle di rete condivise, se l’ufficio dispone anche di un computer portatile: i documenti possono essere elaborati direttamente nella cartella e nel computer in cui risiedono, evitando dunque problemi di copia di dati, confronto degli aggiornamenti e downgrade occasionali. La gestione del backup o di un eventuale ripristino si rivela più semplice e sicura, inclusa la verifica manuale delle copie di sicurezza e la duplicazione delle stesse.
Una rete ben configurata consente diversi livelli di accesso in modo da consentire ad alcune postazioni di lavorare su tutte le cartelle, ad altre di accedere solo ai dati di marketing, ad esempio, o ai dati fiscali, e ad altre ancora di gestire gli archivi dei clienti, le E-mail o le manutenzioni programmate.
Il backup dei dati di lavoro è indispensabile non solo a fronte di un’eventuale rottura di una macchina, o furto, ma anche per proteggersi da attacchi hacker, virus e ransomware. Un backup ben strutturato è in grado di disporre una copia di dati quotidiana su più livelli, utilizzando metodi di compressione sicuri e criptati, e supporti fisici o virtuali ad accesso protetto.
A seconda della quantità di dati è possibile optare per un backup su cloud o per l’installazione di uno o più NAS di rete, sempre tenendo in considerazione la sicurezza dei dati. I NAS di rete possono essere nascosti in armadi o apposite nicchie in modo che in caso di furto non vengano trovati, mentre la scelta del servizio di Cloud dipenderà dal metodo di accesso ai dati e relative garanzie da parte del fornitore.
In caso di rottura di una macchina si potrà procedere al ripristino dei relativi dati presso una seconda postazione, per poi passare alla riparazione o sostituzione, e riconfigurazione della stessa.
In caso di furto, certamente vi saranno numerosi problemi tecnici e burocratici ma non si perderanno i dati aziendali il cui valore economico è spesso più alto dell’hardware contenuto in un intero ufficio: si pensi ad esempio non solo alle E-mail, fatture e bolle, dati dei clienti e vari documenti, ma anche ai dati specifici che ogni azienda dovrebbe custodire con grande attenzione. Grafiche e contenuti dei clienti, documenti di passaggi di proprietà, documenti legali, archivi audio o video e così via.
Nel caso in cui un computer della rete dovesse essere infettato da un virus, o peggio da un ransomware che potrebbe criptare tutti i file di tutte le postazioni collegate, un NAS con sistema Linux e dei backup criptati saranno la nostra salvezza in quanto pressoché inattaccabili.